Manual de Viaje – Colegia | Agencia de Viajes Educativos https://colegia.es Organiza Viajes Inolvidables para tus Alumnos con Viajes Fin de Curso, Viajes Educativos y Viajes de Estudio Fri, 19 Aug 2022 09:49:51 +0000 es hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.3.6 Guía del organizador/a del viaje fin de curso https://colegia.es/blog/manual-de-viaje/guia-del-organizador-a-del-viajefindecurso/ Sun, 22 Nov 2020 22:49:33 +0000 https://colegia.es/?p=1956

Guía del organizador/a del viaje fin de curso

En COLEGIA.es viajes educativos sabemos que organizar un #viajefindecurso no es tarea fácil para el profesor organizador. Desde la selección de agencia de viajes, hasta la gestión de los cobros, la comunicación con las familias, la documentación para viajar…en fin, un proceso que conviene hacerlo de forma ordenada para que el resultado del #viajefindecurso sea un éxito ya desde el principio.

En COLEGIA.es viajes educativos asesoramos a los organizadores en todo el proceso de organización.

En este artículo te desvelamos algunas claves.

Organización Técnica

Antes de comenzar a mover el viaje entre tus alumnos, os recomendamos seleccionar 2-3 agencias de viaje especializadas en grupos de estudiantes. Es muy importante que sean auténticos especialistas ya que organizar viajes educativos requiere unos conocimientos muy amplios sobre la materia: destinos habituales, alojamientos especiales para grupos, visitas educativas, gestión de intolerancias y alergias, documentación necesaria para viajes de menores de edad…

Asegúrate de que las agencias seleccionadas tienen una amplia experiencia en el sector, revisa sus comentarios en redes sociales y confirma que disponen de todos los permisos necesarios para el desarrollo de la actividad, que se resumen en:

Licencia/ Título de Agencia de Viajes
Seguro de Responsabilidad Civil
Protección frente a insolvencia de proveedores, mayoristas, etc

 

En COLEGIA.es disponemos de todos los Seguros necesarios para el desarrollo de nuestra actividad; aquí puedes ampliar información. (enlace a condiciones de colegia)

 

Oficina / Domicilio Social / Sede

Para una mayor garantía, consulta la web de la agencia de viajes y verifica que dispone de un domicilio social en España; mejor si tiene sede física, aunque trabajen de forma online. El hecho de disponer de una sede aumentará la confianza al centro educativo y a las familias, algo fundamental en los viajes con menores de edad. En COLEGIA.es, tenemos el domicilio Social en C/ Frederick Terman, 3 en el Parque Tecnológico de Andalucía, en Málaga (puedes consultar los datos en el Registro Mercantil, ya que son públicos) y sede en C/ Sigfrido, 1, en Málaga también.

Aquí te detallamos nuestras Condiciones Generales (enlace de colegia de condiciones)

En COLEGIA.es tenemos más de 15 años de experiencia en el sector y anualmente más de 5.000 profesores confían en nosotros para el viaje fin de curso con sus alumnos/as. Te invitamos a echar un vistazo sobre lo que dicen de nosotros otros profes:

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En este enlace puedes conocernos aún más (enlace a sobre nosotros)

Cuándo empezar

El viaje para estudiantes hay que reservarlo con bastante antelación para poder disponer de precios interesantes; muchos centros comienzan al inicio del curso escolar y de esta forma, consiguen mejores tarifas aéreas, disponen de más variedad de alojamientos disponibles, pueden optar por varias fechas similares, etc. Nuestro consejo es que efectivamente comencéis cuanto antes, ya que esto también permitirá a las familias poder ir haciendo frente a los pagos poco a poco.

1. Pre-selección de destinos y sondeo con tus alumnos/as

Previamente a la primera reunión con tus alumnos, puedes pedir asesoramiento sobre destinos a la agencia de viajes, en función de la edad del grupo, presupuesto, e incluso, del histórico de viajes que se haya hecho anteriormente en tu centro. De esta manera, ya irás con alguna idea que plantearles.

En los viajes de 5-6º de Primaria, son sus profesores los que habitualmente deciden el destino, siendo los siguientes viajes los más habituales por su combinación entre actividades de cultura y ocio:

Página web de viaje fin de curso a Doñana
Página web de viaje fin de curso a Cazorla
Página web de viaje fin de curso a Madrid

En el caso de Secundaria y Bachillerato, sí que se suele tener muy en cuenta su criterio, siempre dentro de la lógica, y a partir de ahí, hacer una selección de los 2-3 destinos más votados para pedir presupuesto. Los destinos preferidos para secundaria son capitales europeas con una historia relevante para el curso que se está realizando:

Página web de viaje fin de curso a París
Página web de viaje fin de curso a Roma
Página web de viaje fin de curso a Berlín
Página web de viaje fin de curso a Lisboa
Página web de viaje fin de curso a Londres
Página web de viaje fin de curso a Viena, Praga o Budapest

2. Petición de presupuestos y elección de Agencia de viajes especialista en grupos

Una vez tengáis los 2-3 destinos pre-seleccionados, pedir presupuesto a las agencias de viaje especialistas en grupos. Una buena idea es redactar un e-mail genérico dirigido a todas ellas detallando claramente todos los detalles del presupuesto: fecha, nª de alumnos, duración, tipo hotel, comidas, bebidas, visitas, seguros, servicios incluidos y no incluidos, forma de pago, gestión de cobros…de esta forma, podréis comparar entre presupuestos similares. Una vez tengáis toda la información, ha llegado el momento de decidir con qué agencia de viajes queréis trabajar, en función de los criterios que consideréis: calidad, experiencia, seguridad, precio…

2.1 Elección del destino

La decisión del destino final del viaje lo marca habitualmente el precio, pero también lo atractivo del programa, las visitas, los servicios incluidos, facilidades de pago, etc. Es el momento de reunir a vuestros alumnos y hacer una votación de las propuestas que previamente habéis seleccionado.

3. Confirmación del viaje y comunicación a padres/madres

Aunque en cuestiones de organización interna “cada maestrillo tiene su librillo”, a continuación, te detallamos los pasos a seguir que, según nuestra experiencia, te servirán de ayuda:

3.1 Envío de comunicación a padres/madres

Informando de todos los detalles del viaje así como del precio y forma de pago, haciendo hincapié especialmente en la fecha e importe del 1er pago para confirmar la plaza; este primer pago suele ser no reembolsable, ya que tiene la función de garantizar la plaza en el avión, compañía de transporte, etc. En COLEGIA.es diseñamos una página web exclusiva para cada #viajeFINDECURSO desde la que las familias pueden registrarse y consultar toda la información de su viaje, realizar gestiones de pago, subir el DNI, pasaporte de su hijo/a.

3.2 Pagos.

A través de la web del viaje fin de curso, el profesor puede consultar el estado del viaje en cuanto a inscripciones, estado de pagos, etc.

3.3 Financiación.

Existen muchas fórmulas para poder financiar el viaje; desde la venta de los típicos productos navideños, hasta venta de lotería, fiestas, sorteos…lo importante en cualquier caso es poder pagar el viaje en varios plazos para que resulte más cómodo a las familias. En COLEGIA facilitamos el pago del viaje financiándolo de 2 a 3 meses sin intereses.

4. Firma de contrato

Según la Legislación Vigente, ambas partes deben firmar un contrato de viaje que establezca claramente las cláusulas de contratación, así como el detalle de los servicios incluidos y las condiciones de transporte y cancelación. En los viajes en grupo es muy habitual que se produzcan cancelaciones de tus alumnos, por lo que es importante que tus alumnos conozcan desde el inicio cuáles son las condiciones en caso de cancelación, justificada o no. En COLEGIA ofrecemos opcionalmente un seguro especial de cancelación que oscila entre 20 y 25€ y que cubre imprevistos desde que el alumno contrata el viaje hasta el mismo día del viaje.

5. Reunión explicativa con las familias (15-20 días del viaje)

Desde COLEGIA estamos a disposición del profesorado para preparar la reunión presencial o por videoconferencia con las familias; no obstante, los padres/madres pueden hacernos llegar sus consultas o dudas vía e-mail, chat o teléfono en cualquier momento.

6. Seguros de viaje

Todos los viajes en grupo y especialmente con menores de edad, deben incluir un seguro de viaje con las siguientes coberturas:

  • Asistencia Sanitaria 24h
  • Responsabilidad Civil
  • Accidentes

Todos los seguros de COLEGIA.es incluyen estas coberturas que además, pueden ampliarse a petición del grupo, pagando el suplemento correspondiente.

CONSULTA AQUÍ NUESTROS SEGUROS Y LAS CONDICIONES DE ANULACIÓN (enlace a seguros de viaje)

7. Entrega de documentación

Varios días antes de la fecha de salida, debes disponer de toda la documentación para vuestro viaje: localizadores de los billetes de avión, teléfonos de contacto, programa, horarios, menús, bonos de presentación…

Desde la plataforma online de COLEGIA, los docentes pueden consultar y descargarse la documentación de viaje en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta forma, los profes tienen acceso a ella durante el propio viaje, evitando así imprimir un montón de papeles lo que también contribuye con el Medio Ambiente.

8. ¡Nos vamos de viaje!

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Planifica tu viaje fin de curso especial para tus alumnos con COLEGIA. Resolvemos todas tus dudas y consultas.

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PARA COLEGIOS E INSTITUTOS

Ayudamos a los centros educativos a organizar su viaje fin de curso y excursiones

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DIGITALIZADA

Hemos digitalizado todo el proceso para hacerlo fácil a centros educativos y familias.

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]]> Documentación para viajes de menores en el #viajefindecurso https://colegia.es/blog/manual-de-viaje/documentacion-para-viajes-de-menores-en-el-viajefindecurso/ Sun, 22 Nov 2020 22:26:22 +0000 https://colegia.es/?p=1950

Documentación para viajes de menores en el #viajefindecurso

Es importante que antes de tu viaje leas detenidamente estas indicaciones; viajar con la documentación necesaria es responsabilidad del viajero/a; si tienes alguna duda, contáctanos en info@colegia.es

1. DOCUMENTACIÓN PARA VIAJES DE MENORES FUERA DEL TERRITORIO NACIONAL

DNI o PASAPORTE
PERMISO DE VIAJE FUERA DEL TERRITORIO NACIONAL PARA MENORES obligatorio desde el 1 de septiembre de 2019 (descargue AQUI el formulario de POLICÍA NACIONAL | GUARDIA CIVIL )
TARJETA SANITARIA EUROPEA si bien NO es obligatoria puesto que todos nuestros #viajesFINDECURSO al extranjero incluyen un Seguro privado de asistencia en destino, desde COLEGIA recomendamos que se lleve ( es gratuita).

Puedes solicitarla desde este enlace

2. DOCUMENTACIÓN PARA VIAJES DE MENORES DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL

DNI o PASAPORTE

Nota: según la Legislación española, es obligatorio disponer de DNI a partir de los 14 años, por lo que si el viajero/a aún no los ha cumplido, no es obligatorio viajar con él, aunque desde COLEGIA recomendamos que aprovechen la ocasión del propio viaje para obtenerlo.

IMPORTANTE

Si tu viaje fin de curso es un crucero, entonces sí necesitarás obligatoriamente el pasaporte en vigor.

Si ya eres mayor de edad, no necesitarás ningún permiso de la Policía, podrás moverte por cualquier país de la UE con tu DNI o PASAPORTE.

Es obligatorio viajar con la documentación original. No son válidos fotocopias.

REVISA las fechas de caducidad de tus documentos.

Una buena idea es llevar al viaje tanto DNI como pasaporte por si se produjera la pérdida de uno de los dos documentos

Es responsabilidad de cada persona (o tutor legal en el caso de menores) viajar con la documentación necesaria; ni el centro educativo ni la agencia de viajes son responsables ante la denegación de embarque por parte de la compañía aérea o la entrada al país de destino.

En caso de menores extranjeros, rogamos consulten con su embajada.

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]]> Equipaje a la hora de montar en avión en un #viajefindecurso https://colegia.es/blog/manual-de-viaje/equipaje-a-la-hora-de-montar-en-avion-en-un-viajefindecurso/ Sun, 22 Nov 2020 22:13:11 +0000 https://colegia.es/?p=1944

Equipaje a la hora de montar en avión en un #viajefindecurso

Se acerca el #viajefindecurso y hay que pensar en el equipaje que llevaremos. Dependiendo del tipo de viaje que vayas a realizar, tendrás que adaptar tu equipaje a las limitaciones correspondientes. No es lo mismo hacer un viaje a una capital europea en avión, que un viaje de multiaventura a los Pirineos en autocar o tren. Como norma, el medio de transporte a utilizar marcará el equipaje a considerar.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para evitar sorpresas con tu equipaje a la hora de subir al avión.

EQUIPAJE DE MANO

Consulta con la agencia de viajes o en la web de la compañía aérea las limitaciones concretas del número de bultos, medidas y los pesos máximos que aplican para el transporte de equipaje de mano.

Por lo general, se puede transportar una maleta como equipaje de mano en la cabina del avión. Algunas compañías permiten la posibilidad de añadir un bulto más: un bolso, una mochila o un ordenador portátil.

La dimensión de las maletas de mano no deben superar por lo general los 115 centímetros de alto y de largo. Y el peso total de todos los bultos no puede sobrepasar los 10 kilos según el tamaño de la cabina del avión. No obstante, tanto estas medidas como el peso de las maletas pueden variar según la compañía.

Los aparatos eléctricos o electrónicos están permitidos en el equipaje de mano, pero deben ser mostrados por separado y fuera de sus fundas en las bandejas de seguridad.

Artículos prohibidos en el equipaje de mano:

Los pasajeros no están autorizados a introducir en la zona restringida de seguridad ni en la cabina de una aeronave artículos que constituyan un riesgo para la salud de los pasajeros y la tripulación o para la seguridad de las aeronaves y los bienes, como son:

Armas de fuego y armas en general
Dispositivos que disparen proyectiles
Dispositivos para aturdir o inmovilizar
Objetos de punta afilada o borde cortante
Instrumentos romos
Herramientas que puedan utilizarse para causar heridas graves
Sustancias y dispositivos explosivos e incendiarios
Sustancias químicas y sustancias tóxicas
Líquidos, aerosoles y geles (LAG): está limitada la cantidad de LAG que se pueden pasar por los controles de seguridad de los aeropuertos de la Unión Europea.

Fuente: AENA

Líquidos en el equipaje de mano

A efectos de estas medidas, se consideran líquidos:

Agua y otras bebidas, sopas, jarabes
Cremas, pastas (incluida la pasta de dientes), lociones y aceites
Perfumes
Gel, como por ejemplo, gel de ducha o champú
Contenidos de contenedores presurizados, incluidos espuma de afeitar, desodorantes…
Aerosoles
Cualquier otra sustancia de consistencia similar

Líquidos permitidos

Únicamente está permitido llevar líquidos en el equipaje de mano en los siguientes casos:

Líquidos en envases individuales de capacidad no superior a 100 ml. contenidos a su vez en una bolsa de plástico transparente con sistema de apertura/cierre
Sólo se puede transportar una bolsa por pasajero
Líquidos que deban ser utilizados exclusivamente durante el viaje bien por necesidades médicas o por necesidad de dietas especiales, incluyendo la comida de los niños. Se recomienda que, en la medida de lo posible, el pasajero lleve consigo la receta médica o justificación de su condición particular.

Medicamentos a bordo ( líquidos o sólidos)

Los medicamentos líquidos están exentos de las restricciones que afectan al transporte de líquidos en el equipaje de mano, siempre que su uso sea necesario durante el viaje (vuelo de ida + estancia + vuelo de regreso).

Deberás, para ello, presentar la medicación separadamente en el control de seguridad, fuera de la bolsa transparente que se requiere para los otros líquidos.

Si necesitas transportar otros utensilios médicos (jeringuillas para diabéticos, aparatos medidores, etc.), debes avisar previamente a tu compañía aérea, que te informará del procedimiento a seguir.

Respecto a los medicamentos sólidos, se aceptan si van acompañados con su receta o la prescripción médica correspondiente. En este caso, es recomendable llevarlos en el equipaje de mano.

Fuente: AENA

EQUIPAJE FACTURADO

El transporte del equipaje facturado incluido en el precio del vuelo tiene distintos límites de franquicia en función de la compañía aérea, del destino y del tipo de billete. Consulta con tu agencia de viajes o con la compañía los límites de tu franquicia.

Por lo general, en los #viajefindecurso que organizamos en COLEGIA está permitido facturar una única maleta de entre 15 y 23 kg, si bien, dependerá de la política de cada compañía aérea, por lo que volvemos a recordarte que debes consultar previamente con ellas.

Recuerda que el exceso de peso puede suponer cargos extras.

Artículos prohibidos en el equipaje facturado

Aunque pueda sorprenderle, algunos productos, aparentemente inofensivos, pueden resultar peligrosos a bordo de un avión.

Durante el vuelo, las variaciones de temperatura y presión, y el propio movimiento de la aeronave, pueden causar escapes de líquidos o ignición de algunos artículos. Por ello, en su equipaje no debe llevar, por ejemplo, los siguientes productos:

Explosivos (lo cual incluye detonadores, espoletas, granadas, minas y productos pirotécnicos).
Gases: propano, butano (lo cual incluye las pequeñas bombonas de gas para camping)
Líquidos inflamables (lo cual incluye la gasolina y el metanol, pinturas, disolventes, pegamentos y cargas para encendedores)
Sólidos inflamables y substancias reactivas (lo cual incluye el magnesio, los fósforos y encendedores, los fuegos de artificio y las bengalas)
Oxidantes y peróxidos orgánicos (como lejías y abrasivos)
Substancias tóxicas o infecciosas (raticidas, sangre infectada, etc.)
Material radiactivo (incluye isótopos para uso médico o comercial)
Corrosivos (tales como mercurio y baterías para automóviles)
Piezas de un motor que hayan contenido combustible
Cigarrillos electrónicos
Baterías de litio fuera de los dispositivos electrónico

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